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Tagesabschluss

Für jede Kasse muss gemäß Bundesfinanzministerium (BMF) täglich ein Kassenbuch geführt werden, in dem alle Umsätze und Geschäftsvorfälle von der Öffnung bis zur Schließung des Geschäfts am Ende des Tages erfasst sind.

In der Vergangenheit konnte dieser Bericht manuell auf entsprechenden Vordrucken erstellt werden und jeder Verkauf wurde über eine Quittung belegt.

Gemäß dem Schreiben des BMF vom 26.11.2010 muss die eingesetzte Kasse und das Berichtswesen ab Ende 2016 nicht nur den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buch­führungssysteme (GoBS)“ vom 7. November 1995 (BStBl S. 738) entsprechen, sondern auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ vom 16.Juli 2001 (BStBl I S. 415)(§ 147 Abs. 6 AO).

Damit ist eine manuelle Führung des Kassenbuchs, wie in der Vergangenheit akzeptiert, so gut wie ausgeschlossen. In jedem Fall sollte ein Steuerberater konsultiert werden, um diesen Punkt zu klären.

Durch Einsatz unserer Kassenlösung sparen Sie viel Arbeit, Zeit und Kosten, denn alle notwendigen Berichte und Belege werden automatisch erstellt und können so dem Steuerberater in digitaler Form oder als Ausdruck zur Verfügung gestellt werden.

So ist jeder Tagesabschluss schnell und sicher erledigt und Sie können die gewonnene Zeit sinnvoller nutzen.

Wie der Tagesabschluss mit unserer Kassenlösung durchzuführen ist, wird im Folgenden beschrieben.

Kasse öffnen

Sie eröffnen die Kasse an einem neuen Verkaufstag wie unter Bedienungsanleitung beschrieben. Im Display erscheint der Text „Kasse öffnen [Eingabe]“.

Mit Berühren der „Eingabe“ Taste wird die Kasse für diesen Tag geöffnet. Kasse öffnen bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt alle Buchungen in der nächsten Abrechnung berücksichtigt werden.

Nun kann der Verkauf für den Tag beginnen.

Kasse prüfen

Wenn es über den Tag notwendig ist, eine Kasse zu prüfen, liefert der X-Bericht Ihnen alle Informationen, die Sie benötigen.

Neben den bis zu diesem Zeitpunkt getätigten Umsätzen, wird auch der aktuelle Barbestand der Kassenlade angezeigt, womit sich auch über den Tag der Barbestand der Kasse schnell prüfen lässt.

Auch am Tagesende dient der aktuelle Kassenbestand des X-Berichts zur Orientierung vor der Zählung.

Tagesende durchführen

Nachdem der Shop geschlossen wurde, muss die Kasse abgerechnet werden.

Die Abrechnung erfolgt dabei über die Kasse mit der Funktion „Tagesende“, welche unter „Mehr“ zu finden ist.

Bevor Sie diese Funktion ausführen, müssen Sie den Barbestand der Kasse via Zählung ermitteln.

In der Regel sollten Sie einen Sockelbestand für den nächsten Tag in der Kassenlade behalten und das restliche Bargeld auf das Bankkonto des Shops einzahlen.

  • Beispiel: Ihr aktueller Bargeldbestand beträgt 750,00€. Davon sollen 200,00€ als Wechselgeld für den nächsten Verkaufstag in der Kasse verbleiben.

In diesem Fall muss vor Ausführung der „Tagesende“-Funktion erst ein Betrag von 550,00€ ausgebucht werden für den Transfer zur Bank. Diesen Buchung führen Sie mit der Funktion „Bargeldtransfer an Bank“ durch, welche ebenfalls unter „Mehr“ zu finden ist.

Nach dieser Buchung sollte sich nur noch ein Barbestand von 200,00€ in der Kasse befinden.

Nun führen Sie das Tagesende durch und geben als Barbetrag 200,00€ (Barbestand der Kasse) an. Nach Bestätigung wird der Z-Bericht für die Kasse erzeugt und die Kasse wird „geschlossen“.

Damit ist das Tagesende aus Sicht der Kasse abgeschlossen.

Nun müssen Sie sich an iShop anmelden und auf den Tab „Berichte“ wechseln. Unter der dem Punkt Tagesabrechnung finden Sie den Z-Bericht und den Kassenbericht.

Diese beiden Berichte werden für jede Abrechnung erstellt und sind steuerrechtlich relevant. Die Berichte können ausgedruckt oder digital an Ihren Steuerberater gesendet werden.

Geschäftsvorfälle

Im Laufe eines Geschäftstages können verschiedene Vorfälle passieren, die aus Kassen-Sicht angemessen eingebucht werden sollten.

Bargeldentnahme

In zahlreichen Situationen kann es dazu kommen, dass Bargeld aus der Kasse entnommen werden muss. Wie Sie mit unterschiedlichen Vorfällen umgehen können, wird im Folgenden erläutert.

Betriebsausgabe
  • Beispiel: Sie brauchen 50,00€, da eine Lieferung eingetroffen ist, für die Sie Bar bezahlen sollen.

In diesem Fall muss vor Ausführung der „Tagesende“-Funktion erst ein Betrag von 50,00€ als Betriebsausgabe ausgebucht werden. Diese Buchung führen Sie mit der Funktion „Betriebsausgabe“ durch, welche ebenfalls unter „Mehr“ zu finden ist. Detailliertere Informationen dazu erhalten Sie hier: iCash App.

Privatentnahme
  • Beispiel: Sie benötigen zum Mittagessen 20,00€ in Bar und wollen dies aus der Kasse entnehmen.

In diesem Fall muss vor Ausführung der „Tagesende“-Funktion erst ein Betrag von 20,00€ als Privatentnahme ausgebucht werden. Diese Buchung führen Sie mit der Funktion „Privatentnahme“ durch, welche ebenfalls unter „Mehr“ zu finden ist. Detailliertere Informationen dazu erhalten Sie hier: iCash App.

Fehlbestand in der Kasse

Wenn am Tagesende der Bargeldbestand in der Kasse gezählt wird, kann es zu Abweichungen kommen.

  • Beispiel:
  • 1. Laut X-Bericht beträgt der Kassenbestand am Tagesende 300€.
  • 2. Zählen Sie das ganze Bargeld aus Kasse.
  • 3. Der Zählbetrag lautet 299€. Es besteht somit einen negative Differenz von einem Euro.
  • 4. Für den nächsten Tag sollen immer 100€ als Sockelbestand in der Kasse bleiben.
  • 5. Buchen Sie 199€ mit „Bar zur Bank“. Damit sind gemäß X-Bericht noch 101€ in der Kasse.
  • 6. Führen Sie nun das Tagesende durch mit 100€.
  • 7. Drucken Sie anschließend den Z-Bericht und Kassenbericht.
  • 8. Der Kassenbericht enthält dann einen Fehlbestand von -1€.

Negative Fehlbeträge können vom Steuerberater als Inventurdifferenzen und positive Beträge als zusätzlicher Umsatz gebucht werden. Stimmen Sie das Verfahren mit Ihrem Steuerberater ab. In jedem Fall ist der Fehlbestand über den Kassenbericht ordungsgemäß protokolliert und der Steuerberater kann auf dieser Basis alle notwendigen Buchungen vornehmen.

Das Auftreten eines Fehlbestands ist kein Grund zur Besorgnis. Der Umgang mit Bargeld kann durchaus zu kleineren Differenzen über den Tag führen. Ein einfaches Verzählen beim Rückgabegeld kann hierfür schon die Ursache sein.

Umgang mit Testbuchungen

Wenn Sie die App neu installiert und auch erste Buchungen vorgenommen haben, um unsere Kassenlösung zu testen, werden diese Angaben auch in ihre Kassenabrechnungen aufgenommen. Wie diese ersten Testläufe buchhalterisch ausgewiesen werden können, wird im Folgenden erläutert.

  • Beispiel: Sie haben die dreimonatige Test-Version unserer Kassenlösung installiert und testen diese. Sie entscheiden sich nun, die Kassenlösung für Ihr Unternehmen zu nutzen. Während der Testphase haben Sie jedoch einige Testverkäufe durchgeführt und damit auch buchhalterisch relevante Z-Berichte erstellt.

Die für die Kassenabrechnungen relevanten Z-Berichte der Testphase werden mit einem entsprechenden Hinweis versehen, dass diese nicht produktiv zu sehen sind. In der kommenden Version von iShop können Sie über eine Funktionstaste die Testversion ausschalten und den produktiven Betrieb herstellen.

In jedem Fall sollten Sie Ihren Steuerberater zu Rate ziehen, damit er nachhalten kann, ab welcher Z-Bericht Nummer der produktive Einsatz unserer Kassenlösung beginnt.

tagesabschluss.txt · Zuletzt geändert: 2015/06/23 18:20 von bianca.duesterhaus
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